#🏋️ Guide de Configuration FitTools pour Coachs

#📋 Ordre de Configuration Recommandé

Suivez cet ordre pour configurer votre compte correctement :

1. Sécurité
2. Mon Profil
3. Paramètres Généraux
4. Configuration Calendrier
5. Clients
6. Produits Coaching
7. Système de Paiement (inclut 7.10 Abonnements Clients & 7.11 Paiements Échelonnés)
8. Configuration Site
9. Comptabilité
10. Chat WhatsApp
11. Marketing Email & Marketing Multi-Canal (inclut 11.6 Meta Leads)
12. Équipe Teams
13. App Mobile SwissAI (Coach)
14. App Mobile Cliente
15. Tâches CRM (Todos)
16. Confidentialité & RGPD

#1. Sécurité

Accès : Menu → Paramètres → Sécurité

#1.1 Mot de Passe

Si vous vous êtes inscrit via Google/Microsoft, vous n'avez pas de mot de passe. Vous pouvez en définir un pour avoir les deux options de connexion.

Pour définir/modifier votre mot de passe :

1. Cliquez sur "Modifier le mot de passe"
2. Renseignez :
   • Mot de passe actuel (si existant)
   • Nouveau mot de passe (min. 8 caractères, 1 majuscule, 1 chiffre)
   • Confirmation du nouveau mot de passe
3. Cliquez "Enregistrer"

#1.2 Authentification à Deux Facteurs (2FA)

Recommandé pour sécuriser votre compte.

1. Cliquez sur "Activer l'authentification à deux facteurs"
2. Un code de vérification à 6 chiffres vous sera envoyé par email
3. Entrez ce code dans le champ prévu
4. La 2FA est maintenant active

💡 À chaque connexion, un nouveau code sera envoyé à votre adresse email. Ce code est valide pendant quelques minutes.

#1.3 Sessions Actives

Consultez tous les appareils connectés à votre compte.

• Déconnexion à distance : Cliquez sur "Déconnecter" sur une session suspecte
• Déconnecter tout : Ferme toutes les sessions sauf l'actuelle

#1.4 Historique de Connexion

Consultez l'historique de vos connexions récentes avec :

• Date et heure de connexion
• Adresse IP
• Navigateur et système d'exploitation
• Statut (succès/échec)

#1.5 Notifications de Sécurité

• Alerte de connexion : Recevez un email à chaque nouvelle connexion
• Activité suspecte : Soyez notifié en cas de tentative de connexion inhabituelle

#2. Mon Profil

Accès : Menu → Paramètres → Mon Profil

#2.1 Informations Personnelles

#2.2 Informations Entreprise

#2.3 Comptes Connectés

Un badge indique si votre compte est lié à :

• Google : Connexion via Google OAuth
• Microsoft : Connexion via Microsoft OAuth

💡 Pour gérer vos intégrations (lier/délier des comptes), allez dans Paramètres → Intégrations.

#2.4 Abonnement

Accès : Menu → Paramètres → Abonnement

Cette section vous permet de gérer votre abonnement FitTools.

#Vue d'ensemble

L'onglet "Vue d'ensemble" affiche :

#Statuts d'abonnement

#Comparatif des plans

L'onglet "Comparatif des plans" détaille les fonctionnalités de chaque abonnement :

🆕 Plan Teams : Idéal pour les structures avec plusieurs coachs (salles de sport, studios, cabinets). Voir Section 12 - Équipe Teams.

#Changer d'abonnement

#Passer à un plan supérieur (Upgrade)

1. Cliquez sur "Changer de plan" ou "Upgrade"
2. Sélectionnez le nouveau plan souhaité
3. Vous êtes redirigé vers Stripe Checkout
4. Complétez le paiement
5. Votre nouveau plan est actif immédiatement

💡 La différence de prix est calculée au prorata pour le mois en cours.

#Gérer votre abonnement

1. Cliquez sur "Gérer l'abonnement"
2. Vous êtes redirigé vers le Portail Client Stripe
3. Dans ce portail, vous pouvez :
   • Modifier votre moyen de paiement
   • Télécharger vos factures
   • Changer de plan
   • Annuler votre abonnement

#Facturation

• Paiement : Par carte bancaire via Stripe
• Facturation : Mensuelle ou annuelle (selon votre choix)
• Factures : Disponibles dans le Portail Client Stripe
• Devise : Selon votre pays (CHF, EUR, USD, etc.)

💡 En cas de problème de paiement, vous recevez un email de rappel avant suspension du compte.

#3. Paramètres Généraux

Accès : Menu → Paramètres → Paramètres Généraux

#3.1 Préférences Régionales

Attention quand vous choisissez une langue tout votre tool y compris vitre site internet public se traduit dans cette langue.

Par contre votre espace client lui pourra être traduit dans la langue de votre client selon ces désirs.

Le tunnel de vente quand à lui va se mettre dans la langue du navigateur de votre client.

#3.2 Format d'Affichage

#3.3 Impact de la Devise sur votre Comptabilité

⚠️ Important : Le choix de la devise affecte plusieurs aspects de votre activité.

#Calcul automatique de la TVA Pour la Suisse et les autre pays (attention il est donc impératif de renseigner votre pays d'assujetissement comme lieu de résidence)

Le système applique automatiquement le taux de TVA correspondant à votre pays :

#Affichage des montants

• Factures : Montants affichés dans la devise choisie
• Transactions : Historique en devise locale
• Rapports comptables : Totaux et TVA calculés automatiquement
• Prix des produits : Affichés sur votre site web dans cette devise

💡 Pour les coachs français ou belges, référez-vous aux prérequis légaux en annexe de ce guide.

#3.4 Notifications

Accès : Menu → Paramètres → Notifications

Configurez vos préférences de notifications par email.

#Types de notifications email

#Configurer vos notifications

1. Activez/désactivez chaque type avec le toggle (interrupteur)
2. Sélectionnez la fréquence du résumé dans le menu déroulant
3. Cliquez "Enregistrer"

#Tester les notifications

Pour vérifier que les emails arrivent bien :

1. Cliquez sur "Envoyer un test" à côté d'un type de notification
2. Vérifiez votre boîte mail (et les spams)
3. Si vous ne recevez pas l'email, vérifiez votre adresse dans votre Profil

#3.5 Intégrations

Accès : Menu → Paramètres → Intégrations

Gérez vos connexions avec les services externes.

#Google

Connectez votre compte Google pour :

• Connexion simplifiée : Se connecter avec Google OAuth
• Calendrier : Synchroniser Google Calendar avec FitTools

Pour connecter Google :

1. Cliquez "Connecter Google"
2. Sélectionnez votre compte Google
3. Autorisez les permissions demandées
4. La connexion est active ✅

Pour déconnecter Google :

1. Cliquez "Déconnecter"
2. Confirmez la déconnexion
3. Vos données restent dans FitTools

#Microsoft

Connectez votre compte Microsoft pour :

• Connexion simplifiée : Se connecter avec Microsoft OAuth
• Emails : Envoyer des emails via Outlook/Microsoft 365

Pour connecter Microsoft :

1. Cliquez "Connecter Microsoft"
2. Connectez-vous à votre compte Microsoft
3. Autorisez les permissions demandées
4. La connexion est active ✅

#Mobilité (App Mobile SwissAI)

Pour les abonnements Expert Coach et Teams, une application mobile dédiée (SwissAI) permet de piloter votre activité depuis votre smartphone (agenda, clients, todos, paiements, comptabilité, IA vocale).

📱 La configuration et l'appairage de l'app mobile sont décrits en détail dans la Section 13 — App Mobile SwissAI de ce guide.

#4. Configuration Calendrier

Accès : Menu → Planning → Configuration

La configuration du calendrier se fait via 4 onglets :

• Mes horaires : Vos heures de travail
• Fériés & Congés : Vos indisponibilités
• Services & Créneaux : Types de séances proposées
• Intégration GOOGLE : Synchronisation avec Google Calendar

#4.1 Mes Horaires

Définissez vos heures d'ouverture pour chaque jour :

1. Cliquez sur l'onglet "Mes horaires"
2. Pour chaque jour de la semaine :
   • Cochez le jour si vous travaillez
   • Définissez l'heure de début (ex: 08:00)
   • Définissez l'heure de fin (ex: 19:00)
   • Optionnel : Ajoutez une pause déjeuner

Exemple type coach :

#4.2 Fériés & Congés

1. Cliquez sur l'onglet "Fériés & Congés"
2. Cliquez "+ Ajouter une période"
3. Renseignez :
   • Date de début
   • Date de fin
   • Motif (optionnel) : Vacances, Formation, etc.
4. Cliquez "Enregistrer"

⚠️ Les créneaux pendant vos congés seront automatiquement bloqués pour la réservation.

#4.3 Services & Créneaux (Merci de créer les services sous WEB/Produits Coaching)

1. Cliquez sur l'onglet "Services & Créneaux"
2. Cliquez "+ Nouveau service"
3. Renseignez :

4. Cliquez "Enregistrer"

Services recommandés :

• Coaching Personnel (60 min)
• Bilan Initial sport ou nutrition (90 min)
• Séance Duo (60 min)
• Cours Collectif (45 min)
• Programmes sportif et/ou nutrition (sans RDV ceci est un produit et non un service)

#4.4 Intégration Google Calendar

Pour synchroniser avec votre agenda Google :

1. Cliquez sur l'onglet "Intégration GOOGLE"
2. Cliquez "Connecter Google Calendar"
3. Vous serez redirigé vers Google pour autoriser l'accès à votre calendrier
4. Accordez les autorisations demandées (accès au calendrier Google)
5. Vous serez automatiquement redirigé vers FitTools
6. Choisissez le calendrier à synchroniser

💡 Note : Si vous vous êtes connecté à FitTools avec Google, vous avez uniquement autorisé l'accès à votre email et profil. L'accès au calendrier est une autorisation séparée que vous accordez ici pour activer la synchronisation.

Options de synchronisation :

• Bidirectionnelle : FitTools ↔ Google (recommandé pour le bon fonctionnement de l'app)
• Export uniquement : FitTools → Google
• Import uniquement : Google → FitTools

En cas de problème de connexion :

• Si la connexion échoue, cliquez sur "Réautoriser" pour renouveler les autorisations
• Vérifiez que vous autorisez bien l'accès au calendrier dans l'écran Google

#4.5 Gestion des Réservations

Accès : Menu → Planning → Réservations

Cette vue vous permet de gérer toutes vos réservations au quotidien.

#Vue d'ensemble

L'interface affiche :

• Liste des réservations : Tableau avec toutes les réservations
• Filtres : Par statut, date, client, service
• Recherche : Trouver rapidement une réservation
• Pagination : Navigation entre les pages (10 éléments par page)

#Modes d'affichage

#Informations affichées

#Statuts des réservations

💡 Les réservations passées sont automatiquement marquées comme "Terminé".

#Statuts de paiement

#Actions disponibles

#Voir les détails

1. Cliquez sur une réservation
2. Une fenêtre affiche tous les détails :
   • Informations client
   • Service et horaire
   • Historique de paiement
   • Notes

#Confirmer une réservation

1. Cliquez sur "Confirmer" (icône ✓)
2. Le statut passe à "Confirmé"
3. Le client reçoit une notification (si configuré)

#Annuler une réservation

1. Cliquez sur "Annuler" (icône ✗)
2. Confirmez l'annulation
3. Le statut passe à "Annulé"
4. Le client est notifié (si configuré)

#Filtres disponibles

#Export des réservations

1. Cliquez sur "Exporter" (icône ⬇️)
2. Sélectionnez le format :
   • CSV : Pour Excel/tableur
   • PDF : Pour impression
3. Le fichier se télécharge

#5. Clients

Accès : Menu → CRM → Clients

#5.1 Ajouter un Client

1. Cliquez "+ Nouveau Client"
2. Renseignez les informations :

#Informations Personnelles (attention il est préférable pour évité les doublons de laissé les clients s'inscrire depuis votre tunnel de vente et/ou votre espace client)

#Adresse

#Notes et Tags

Tags prédéfinis : (si vous utilisé la partie marketing il est impératif de vraiment utilisé ce tri pour évité de spammer vos client actifs)

• VIP : Clients prioritaires
• Nouveau : Nouveaux clients
• Inactif : Clients sans activité récente
• Prospect : Contacts potentiels
• Fidèle : Clients réguliers

3. Cliquez "Enregistrer"

#5.2 CA par Client

Accès : Menu → CRM → CA / Client

Analysez le chiffre d'affaires généré par chaque client.

#Statistiques globales

#Tableau des clients

#Fonctionnalités

• Recherche : Filtrer par nom de client
• Tri : Par revenu (croissant/décroissant)
• Pagination : Navigation entre les pages
• Graphiques : Répartition du CA par produit

#6. Produits Coaching

Accès : Menu → Web → Produits et Services

#6.1 Types de Produits

FitTools propose 3 types de produits adaptés à différents modes de coaching :

#6.2 Créer un Service de Coaching

1. Accédez à Web → Produits et Services → Coaching
2. Cliquez sur l'onglet "Services"
3. Cliquez "+ Nouveau service" ou "Éditer" un service existant

#Champs du formulaire

#Informations de base

#Configuration de la planification

#Options de forfait / paiement échelonné (PRIO 1 ET PRIO 2 VOIR POINT 6.4)

Pour vendre un produit en plusieurs paiements (ex: programme à 1200 CHF en 3x 400 CHF), reportez-vous à la Section 7.11 — Paiements Échelonnés.

#Publication

#6.3 Exemples par Type de Produit

#Exemple 1 : Coaching Individuel

Objectif : Séance privée de 60 minutes, créneaux flexibles

💡 Créneaux générés : 07:00-08:00, 08:15-09:15, 09:30-10:30, etc.

#Exemple 2 : Coaching de Groupe

Objectif : Cours collectif de 45 minutes, créneaux fixes, max 12 participants

💡 Places : Les clients réservent une place parmi les 12 disponibles par séance.

#Exemple 3 : Programme (Sans Rendez-vous)

Objectif : Programme à suivre en autonomie, accès immédiat après achat

💡 Pas de réservation : Le client achète et accède directement au contenu.

#6.4 Logique des Créneaux

#Créneaux Flexibles prio 2 (Coaching Individuel)

• Les créneaux sont générés automatiquement selon vos horaires
• Le client choisit parmi les créneaux disponibles
• Un créneau réservé n'est plus disponible pour d'autres

#Créneaux Fixes prio 1 (Coaching de Groupe)

• Vous définissez des créneaux précis (ex: tous les lundis à 12h)
• Plusieurs clients peuvent réserver le même créneau
• Le nombre de places est limité par "Participants max"

#Sans Créneaux (Programmes)

• Pas de système de réservation
• Achat direct et accès immédiat au contenu

#6.5 Programme Nutrition

Accès : Menu → Web → Produits → Programme Nutrition

Module de création de plans nutritionnels personnalisés pour vos clients.

#Onglets disponibles

#Créer un plan nutritionnel

1. Sélectionnez un client dans la liste
2. Cliquez sur l'onglet "Créateur de plan"
3. Ajoutez les repas et aliments
4. Calculations auto (calories, macros, restrictions)
5. Enregistrez le plan

💡 Les limites dépendent de votre abonnement.

#Mode Recette (par repas)

Chaque repas de votre plan peut être transformé en véritable recette grâce à la section repliable « Mode recette » dans l'éditeur de repas :

Fonctionnement :

1. Dans le repas, dépliez la section « Mode recette »
2. Renseignez les champs souhaités (tous optionnels — un repas sans recette reste valide)
3. Enregistrez : le titre, les tags et le temps apparaissent en badges sur le plan

💡 Le Mode Recette est additif : vos plans existants ne sont pas modifiés. Le client voit la recette complète (étapes + astuce) dans son plan nutritionnel.

#6.6 Programme Sportif

Accès : Menu → Web → Produits → Programme Sportif

Module de création de programmes d'entraînement pour vos clients.

#Onglets disponibles

#Limites selon abonnement

#Créer un programme sportif

1. Sélectionnez un client
2. Cliquez "Créateur de programme"
3. Définissez la durée (semaines) et les phases
4. Ajoutez les exercices par jour
5. Enregistrez et assignez au client

💡 Génération IA (Expert Coach & Teams) : le bouton « Générer automatiquement » crée un programme complet (phases + exercices) à partir du profil et du questionnaire du client. Vous pouvez ensuite l'ajuster manuellement.

#Options avancées par exercice

Pour chaque exercice du programme, vous pouvez configurer :

Fonctionnement des blocs Superset / Circuit :

• Les exercices d'un même bloc sont identifiés par une lettre et couleur (A = bleu, B = violet, Circuit = orange)
• Le nombre de séries (= tours) est uniforme dans un bloc : modifier les séries d'un exercice du bloc met à jour tout le bloc
• Côté client (app mobile), les exercices s'affichent A1, A2… et le repos ne se déclenche qu'à la fin du bloc, pas entre les exercices enchaînés

#Historique et versions

À chaque modification d'un programme déjà enregistré, FitTools vous propose d'écraser la version actuelle ou de créer une nouvelle version. L'historique des versions (Super Coach et +) permet de consulter et restaurer une version antérieure.

#6.7 Suivi Blessures (Bilans articulaires)

Accès : Menu → Web → Produits → Programme Sportif → onglet "Suivi Blessures"

Suivez les blessures de vos clients avec des bilans articulaires datés, regroupés par dossiers de blessure, et un graphique d'évolution automatique.

⚠️ Disponible à partir du forfait Super Coach. Un client réel doit être sélectionné (bouton « Sélectionner un client ») — les bilans ne sont pas disponibles pour le client PUBLIC.

#Sous-onglets

#Dossiers de blessure

Un dossier regroupe tous les bilans datés d'une même blessure.

1. Cliquez "Nouveau dossier"
2. Donnez-lui un nom libre (ex. « Épaule droite », « Lombaires »)
3. Le dossier apparaît en carte avec son badge En cours / Résolu, le nombre de bilans et la date du dernier bilan

💡 Les dossiers résolus restent consultables en bas de la liste, avec un bouton "Rouvrir (rechute)".

#Dans un dossier ouvert

De haut en bas :

1. Historique des bilans du dossier + bouton "Nouveau bilan" (daté du jour), avec 2 modes :

2. Évolution dans le temps : graphique automatique dès 2 bilans (% de mobilité moyen par articulation, à chaque date)
3. Actions du dossier :

#Gestion des bilans

Chaque bilan affiche son mode (Rapide/Complet), son statut (Brouillon/Finalisé), la mobilité moyenne et la zone la plus limitée.

💡 L'éditeur de bilan complet calcule automatiquement le % de mobilité à partir des degrés ADMP saisis, avec l'option « Client hyperlaxe (+10°) ».

#Envoi des PDF par email

• Le destinataire est toujours l'email du client enregistré dans votre CRM
• Le client reçoit le PDF en pièce jointe ainsi qu'un lien de téléchargement valable 7 jours
• PDF et email disponibles en 7 langues (langue du client par défaut)

#7. Système de Paiement (Stripe)

Accès : Menu → Web → Mon Site Internet → Système de Paiement

Stripe est la plateforme de paiement sécurisée utilisée par FitTools pour recevoir les paiements de vos clients.

La page Système de Paiement comporte 2 onglets :

#7.1 Prérequis

Avant de configurer Stripe, assurez-vous d'avoir :

#Si vous n'êtes pas encore inscrit au registre du commerce, vous pouvez voir directement avec notre partenaire over-all SA

#7.2 Créer et Activer votre Compte Stripe

#Étape 1 : Inscription sur Stripe

1. Rendez-vous sur dashboard.stripe.com/register
2. Créez votre compte avec :
   • Email professionnel
   • Mot de passe sécurisé (min. 10 caractères)
3. Confirmez votre email via le lien reçu

#Étape 2 : Compléter votre profil Stripe

Une fois connecté, Stripe vous demandera de compléter votre profil pour activer les paiements.

1. Cliquez sur "Activer les paiements" ou "Compléter votre profil"
2. Remplissez les sections suivantes :

3. Téléchargez les documents demandés si nécessaire
4. Soumettez pour vérification

⏱️ Délai : Stripe vérifie généralement votre compte en 24 à 48 heures. Vous recevrez un email de confirmation.

#7.3 Récupérer vos 3 Clés API

Une fois votre compte vérifié, vous devez récupérer 3 clés dans Stripe pour les saisir dans FitTools.

#Comprendre les modes Test et Live

⚠️ Important : Configurez d'abord en mode Test pour vérifier que tout fonctionne !

#Clé 1 et 2 : Clés API (publique et secrète)

1. Connectez-vous à dashboard.stripe.com
2. Ouvrez Développeurs (icone en bas à gauche du Dashboard, ou via la barre de recherche) → Clés API
3. Vous verrez :
   • Clé publiable : pk_test_xxxx... → Cliquez pour copier
   • Clé secrète : Cliquez "Révéler la clé test" → Copiez sk_test_xxxx...

#Clé 3 : Clé Webhook (IMPORTANT pour les abonnements clients)

✅ Nouveauté : La fonctionnalité d'abonnements clients est maintenant disponible ! Le webhook est obligatoire si vous souhaitez créer des abonnements récurrents pour vos clients.

Le webhook permet à Stripe de notifier FitTools quand un paiement est effectué ou quand un abonnement change de statut.

1. Dans Stripe → Développeurs → Webhooks
2. Cliquez "+ Ajouter un endpoint"
3. Configurez :

💡 Alternative recommandée — Webhook personnalisé par coach : chaque coach dispose en plus d'une URL webhook isolée :

https://api.fittools.app/api/payments/webhook/coach/VOTRE_COACH_ID

Votre COACH_ID est visible dans Paramètres → Mon Profil. Cette URL isole vos événements Stripe et facilite le débogage. Utilisez l'une OU l'autre, pas les deux.

4. Cliquez "+ Sélectionner les événements" et cochez :

   • checkout.session.completed
   • payment_intent.succeeded
   • payment_intent.payment_failed
   • customer.subscription.created (pour les abonnements)
   • customer.subscription.updated (pour les abonnements)
   • customer.subscription.deleted (pour les abonnements)
   • invoice.paid (pour les abonnements)
   • invoice.payment_failed (pour les abonnements)

5. Cliquez "Ajouter l'endpoint"

6. Sur la page de l'endpoint créé, cliquez "Révéler" sous Signing secret

7. Copiez la clé whsec_xxxx...

#7.4 Configurer Stripe dans FitTools

#Saisir vos clés

1. Dans FitTools → Web → Mon Site Internet → Système de Paiement
2. Vérifiez que le mode "Test" est sélectionné
3. Collez vos 3 clés :

4. Cliquez "Enregistrer"

#Tester la connexion

1. Cliquez "Valider la connexion"
2. Si ✅ "Connexion Stripe validée avec succès" → Configuration OK !
3. Si ❌ Erreur → Vérifiez que vous avez copié les bonnes clés (mode Test)

#Tester un paiement

Utilisez la carte de test Stripe pour simuler un achat :

#7.5 Passer en Production (Mode Live)

Uniquement quand vos tests sont concluants :

1. Dans Stripe Dashboard, basculez sur le mode "Live" (en haut à droite)
2. Récupérez vos clés Live : pk_live_..., sk_live_...
3. Créez un nouveau webhook pour le mode Live avec la même URL
4. Dans FitTools, basculez sur "Live" et saisissez les nouvelles clés
5. Cliquez "Enregistrer"

✅ Vous êtes maintenant prêt à recevoir de vrais paiements !

#7.6 Créer des Codes Promo (Optionnel) mais recommandé pour crée des offres pour vos clients s'applique au checkout.

#Dans Stripe

1. Allez dans dashboard.stripe.com
2. Menu Catalogue de produits → Coupons
3. Cliquez "+ Créer un coupon"

#Configuration du coupon

4. Cliquez "Créer le coupon"

#Exemples de codes promo recommandés

#7.7 Moyens de Paiement Disponibles

⚠️ IMPORTANT - ACTION REQUISE

FitTools propose automatiquement les moyens de paiement locaux à vos clients, mais ils doivent être activés dans votre compte Stripe pour fonctionner.

Si un moyen de paiement n'est pas activé dans Stripe, le checkout échouera !

Rendez-vous dans Stripe Dashboard → Paramètres → Moyens de paiement pour activer les moyens nécessaires selon votre devise (voir tableau ci-dessous).

FitTools configure automatiquement les moyens de paiement selon la devise de votre compte.

#Moyens de paiement par devise

✅ Les moyens de paiement locaux sont automatiquement proposés selon votre devise.

⚠️ Giropay n'existe plus : le service allemand Giropay a été arrêté par ses banques partenaires (Stripe ne le supporte plus depuis le 30 juin 2024). Ne cherchez pas à l'activer dans Stripe.

#Ce que voit votre client au checkout

Pour les coachs en CHF (Suisse) :

• 💳 Carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express)
• 📱 Twint - Paiement mobile suisse
• 🛒 Klarna - Paiement en plusieurs fois
• ⚡ Link - Paiement express Stripe

Pour les coachs en EUR (France, Belgique, Allemagne) :

• 💳 Carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express)
• 🇧🇪 Bancontact - Paiement bancaire belge
• 🇳🇱 iDEAL - Paiement bancaire néerlandais
• 🛒 Klarna - Paiement en plusieurs fois
• ⚡ Link - Paiement express Stripe

Pour les autres devises (GBP, USD, CAD) :

• 💳 Carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express)
• 🛒 Klarna - Paiement en plusieurs fois
• ⚡ Link - Paiement express Stripe

💡 Stripe affiche automatiquement les moyens pertinents selon la localisation du client.

#Prérequis dans Stripe Dashboard

Pour que ces moyens de paiement fonctionnent, ils doivent être activés dans votre compte Stripe :

1. Connectez-vous à dashboard.stripe.com
2. Allez dans Paramètres → Moyens de paiement
3. Activez les moyens correspondant à votre devise :

⚠️ Important : Certains moyens (Bancontact, iDEAL) peuvent nécessiter une vérification supplémentaire.

#7.8 Récapitulatif des clés à obtenir

#7.9 Dépannage Stripe

#Carte de test Stripe

Pour tester les paiements, utilisez :

#7.10 Créer des Abonnements pour vos Clients

Cette fonctionnalité vous permet de proposer des forfaits récurrents à vos clients (programmes, coaching continu, accès illimité, etc.) avec prélèvement automatique mensuel, trimestriel ou annuel.

#Accès

Menu → Web → Mon Site Internet → Système de Paiement → Onglet "Mes Produits"

#Prérequis

#Étape 1 : Créer un produit dans Stripe

Vous devez d'abord créer votre produit/prix dans Stripe :

1. Connectez-vous à dashboard.stripe.com
2. Allez dans Produits → + Ajouter un produit
3. Remplissez les informations :

4. Cliquez "Enregistrer le produit"
5. Sur la page du produit, copiez l'ID du prix (format : price_xxxxxxxxxxxx)

💡 Astuce : Dans Stripe, vous pouvez créer plusieurs prix pour un même produit (mensuel, trimestriel, annuel).

#Étape 2 : Lier le produit Stripe à un service FitTools

1. Dans FitTools → Web → Produits et Services
2. Ouvrez la modale « Modifier Service » d'un produit existant (ou créez le service)
3. Dans la section "Abonnement Stripe" de la modale :
   • Activez "Activer l'abonnement Stripe"
   • Collez l'ID du prix Stripe (price_xxxxxxxxxxxx)
4. Cliquez "Enregistrer"

💡 L'abonnement Stripe et le paiement échelonné (7.11) se configurent tous deux dans la modale du produit, pas dans la page Système de Paiement.

#Étape 3 : Gérer vos produits Stripe dans FitTools

L'onglet "Mes Produits" dans le système de paiement vous permet de :

#Informations affichées

#Comment ça fonctionne pour le client ?

1. Le client accède à votre page de service/abonnement
2. Il clique sur "S'abonner"
3. Il est redirigé vers Stripe Checkout (page sécurisée)
4. Il entre ses informations de paiement
5. L'abonnement démarre immédiatement
6. FitTools reçoit la notification via webhook
7. Le client apparaît dans votre CRM avec le badge "ABO Actif"

#Suivi des abonnements clients

Dans votre CRM (Menu → CRM → Clients), vous verrez :

💡 Les clients avec un abonnement actif sont identifiés par (ABO) dans les dropdowns de sélection (programmes, nutrition).

#Gestion des abonnements côté client

Vos clients peuvent gérer leur abonnement via leur Espace Client :

#Emails automatiques

Stripe envoie automatiquement des emails pour :

💡 Vous pouvez personnaliser ces emails dans Stripe Dashboard → Paramètres → Emails.

#Bonnes pratiques

#7.11 Paiements Échelonnés (Installments)

💡 Différent des abonnements : un paiement échelonné est un paiement ponctuel en N fois pour un produit/programme à prix fixe. Pas de renouvellement automatique — l'engagement s'arrête à la dernière échéance.

Cas d'usage typique : programme "Transformation 12 semaines" à 1200 CHF → vendu en 3 mensualités de 400 CHF, ou 1080 CHF en paiement comptant avec 10% de rabais.

#Accès

Menu → Web → Produits et Services → ouvrir la modale « Modifier Service » du produit concerné

#Configuration par produit

1. Dans la modale, cochez "Activer le paiement échelonné" (géré par FitTools, pas par Stripe Subscriptions)
2. Renseignez :

3. Cliquez "Enregistrer"

#Ce que voit votre client au checkout

À l'achat, deux options de paiement sont proposées :

• Payer en 1 fois (avec rabais si configuré) → ex: 1080 CHF immédiat
• Payer en N fois → ex: 3 × 400 CHF

La carte du client est enregistrée et débitée automatiquement chaque mois.

#Suivi des plans dans FitTools

Les échéances prélevées apparaissent dans Comptabilité → Transactions et sur la fiche du client. Informations disponibles :

⚠️ Les paiements échelonnés ne sont pas des abonnements Stripe. Ils s'arrêtent automatiquement au terme. Le client ne peut pas les gérer via le portail Stripe.

#Bonnes pratiques

#8. Configuration Site

Accès : Menu → Web → Mon Site Internet → Configuration

La configuration de votre site web se fait via 6 onglets :

#8.1 Template

Choisissez le modèle visuel de votre site parmi les templates disponibles.

1. Cliquez sur l'onglet "Template"
2. Parcourez les templates disponibles
3. Cliquez sur un template pour le sélectionner
4. L'aperçu se met à jour automatiquement

💡 Chaque template est adapté à différents styles de coaching.

#8.2 Couleurs

Personnalisez les couleurs de votre site.

1. Cliquez sur l'onglet "Couleurs"
2. Utilisez le sélecteur de couleurs pour chaque élément (réservé aux abonnements Expert Coach & Teams)
3. L'aperçu se met à jour en temps réel

#8.3 Contenu

Gérez les textes et médias de votre site. (ATTENTION POUR TOUTES CETTE PARTIE IL EST IMPéRATIF QUE LES TEXTES QUE VOUS ALLER ENTRER SOIT DANS LA LANGUE CHOISIE DANS LE TOOL) , (TOUT CE QUI CONCERNE CETTE PARTIE IL SERAS PLUS FACILE DE SUIVRE LES TUTO DE FORMATIONS).

#Sections de contenu

• Hero : Titre et description principale
• À propos : Votre présentation
• Paramètres : Témoignages Clients et liens Réseaux sociaux
• Médias : Logo et images (attention le nombre d'image dépend de la template choisie)

1. Cliquez sur l'onglet "Contenu"
2. Remplissez chaque section avec vos informations
3. Uploadez votre logo et images

#8.4 SEO (Référencement)

L'onglet SEO contient 3 sous-onglets :

#SEO - Référencement naturel

#Open Graph (partage sur réseaux sociaux)

Quand votre site est partagé sur Facebook, LinkedIn, WhatsApp, etc., ces métadonnées contrôlent l'aperçu :

#Sitemap & Robots.txt (générés automatiquement)

#GA4 - Google Analytics 4

Connectez Google Analytics pour suivre les visiteurs de votre site (données visibles ensuite dans Marketing → Analytics, cf. section 11.5).

Configuration basique (tracking uniquement) :

1. Créez une propriété GA4 sur analytics.google.com
2. Récupérez votre ID de mesure (format : G-XXXXXXXXXX)
3. Collez-le dans le champ prévu

Configuration avancée (récupérer les données dans FitTools) :

Pour afficher vos statistiques GA4 directement dans le module Analytics de FitTools :

1. Dans Google Cloud Console, créez un Service Account avec accès lecture à votre propriété GA4
2. Téléchargez le fichier JSON de la clé
3. Récupérez votre Property ID GA4 (format 123456789)
4. Dans FitTools → SEO → GA4 → champs avancés :

5. Cliquez "Tester" → la connexion est validée

💡 Une fois la connexion établie, retrouvez vos données GA4 dans Marketing → Analytics (cf. section 11.5).

#LLMO - Optimisation IA

Configuration avancée pour l'optimisation par les moteurs de recherche IA. (VOIR FORMATION)

#8.5 Domaine

#Sous-domaine FitTools (inclus)

Votre site sera accessible à : votrenom.fittools.app

1. Cliquez sur l'onglet "Domaine"
2. Choisissez votre sous-domaine (lettres, chiffres, tirets)
3. Vérifiez la disponibilité
4. Confirmez

#Domaine personnalisé (Expert Coach & Teams)

⚠️ Bientôt disponible (Coming Soon) : cette fonctionnalité est affichée mais pas encore activable dans l'application. Seul le sous-domaine *.fittools.app est actif aujourd'hui. La procédure ci-dessous décrit le fonctionnement prévu à son activation.

Connectez votre propre nom de domaine (monstudio.ch, mon-coach.fr, etc.) à votre site FitTools.

#Étape 1 — Acheter un domaine

Achetez un domaine chez un registrar (Infomaniak, OVH, Gandi, Namecheap, etc.).

#Étape 2 — Activer le domaine personnalisé dans FitTools

1. Web → Configuration → Domaine → activez "Utiliser un domaine personnalisé"
2. Saisissez votre domaine (ex: monstudio.ch)
3. FitTools affiche les enregistrements DNS à configurer

#Étape 3 — Configurer les DNS chez votre registrar

Sauvegardez chez votre registrar. La propagation DNS peut prendre quelques minutes à 24h.

#Étape 4 — Vérifier le domaine

1. Cliquez "Vérifier le domaine" dans FitTools
2. Une fois le DNS validé ✅, passez à l'étape SSL

#Étape 5 — Génération du certificat SSL (Let's Encrypt)

1. Cliquez "Générer SSL"
2. Le certificat est créé automatiquement (Let's Encrypt — gratuit)
3. Renouvellement automatique géré par FitTools (rien à faire)
4. Statut visible dans Configuration → Domaine → SSL

✅ Votre site est désormais accessible en HTTPS sur votre domaine personnalisé.

#Validation du sous-domaine

Pour le sous-domaine FitTools, FitTools vérifie automatiquement la disponibilité (3-50 caractères, lettres minuscules, chiffres et tirets uniquement).

#8.6 Publication (CETTE ETAPE EST IMPéRATIVE)

Dernière étape : mettre votre site en ligne.

1. Cliquez sur l'onglet "Publication"
2. Vérifiez la progression de configuration (barre de progression)
3. Corrigez les éléments manquants si nécessaire
4. Cliquez "Publier le site"

#Les 3 URLs de votre site

Une fois publié, l'onglet Publication affiche 3 adresses :

#Statuts de publication

⚠️ Assurez-vous d'avoir complété les onglets requis (Template, Couleurs, Contenu, Domaine) avant de publier.

#9. Comptabilité

Accès : Menu → Comptabilité

Le module Comptabilité vous permet de suivre vos finances et de générer des rapports comptables.

#9.1 Vue d'Ensemble

L'onglet "Vue d'ensemble" affiche vos indicateurs financiers :

💡 Cliquez sur "Actualiser" pour mettre à jour les données.

#9.2 Transactions

L'onglet "Transactions" liste vos mouvements financiers :

#9.3 Notes de Frais

L'onglet "Notes de frais" permet de gérer vos dépenses professionnelles.

#Ajouter une note de frais

1. Cliquez "Nouvelle note de frais"
2. Remplissez :
   • Date de la dépense
   • Description
   • Montant TTC
   • Catégorie (Équipement, Transport, Formation, etc.)
   • Fournisseur
   • Taux TVA
3. Cliquez "Enregistrer"

#OCR - Scan de Tickets (selon abonnement)

Si disponible dans votre abonnement :

1. Cliquez "Scanner un ticket"
2. Uploadez la photo du ticket
3. Les informations sont extraites automatiquement
4. Vérifiez et enregistrez

#Statuts des notes de frais

#9.4 Exports et Rapports

L'onglet "Exports" permet de générer des rapports comptables.

#Types de rapports

#Formats d'export

• PDF : Pour impression
• Excel : Pour analyse
• CSV : Pour logiciel comptable

#9.5 Transactions Manuelles

Pour enregistrer un paiement reçu hors Stripe (espèces, virement bancaire, chèque) :

1. Comptabilité → Transactions → "+ Nouvelle Transaction Manuelle"
2. Renseignez :

3. Cliquez "Aperçu TVA" → preview du calcul HT / TVA / TTC
4. Validez → la facture PDF est générée automatiquement et liée à la transaction

#Réparer les factures manquantes

Pour les transactions historiques sans facture associée :

• Bouton "Générer factures manquantes" dans Transactions
• Crée tous les PDF en lot

#9.6 OCR - Notes de Frais Avancé

FitTools intègre un OCR unifié v2 (reconnaissance de texte sur image) pour saisir vos dépenses depuis une simple photo.

#Scanner un reçu

1. Comptabilité → Notes de frais → "Scanner un reçu"
2. Prenez en photo ou uploadez votre justificatif — formats acceptés : JPG, PNG, WebP, TIFF, PDF (langues : FR, EN, DE, IT)
3. Choisissez le mode :

4. Suggestion automatique de catégorie : l'IA propose une catégorie selon la description et le fournisseur
5. Validez la dépense → enregistrée définitivement

#Brouillons automatiques

Vos saisies en cours sont sauvegardées automatiquement (auto-save) — vous pouvez fermer l'app et reprendre plus tard sans rien perdre.

#Suggestions intelligentes

Pour accélérer la saisie, FitTools propose :

• Catégories récurrentes basées sur votre historique
• Fournisseurs habituels auto-complétés
• Recherche full-text dans toutes vos dépenses (par mot-clé, montant, date, fournisseur)

#9.7 Calcul TVA & Seuil d'Assujettissement

Accès : Comptabilité → Vue d'ensemble → "Chiffre d'affaires annuel"

FitTools calcule en temps réel votre CA annuel pour vous alerter du seuil d'assujettissement TVA :

⚠️ Si vous approchez ou dépassez le seuil, contactez votre fiduciaire pour vous assujettir à la TVA. Une notification automatique vous alertera à 80% du seuil.

#9.8 Rapports Comptables Avancés

Accès : Comptabilité → Rapports

#Formats d'export

Chaque rapport est exportable en :

• PDF (impression / archivage)
• Excel (analyse)
• CSV (import logiciel comptable)
• Tous les formats simultanément

#Historique des rapports

Tous les rapports générés sont archivés et téléchargeables depuis Comptabilité → Rapports → Historique.

#Partage avec votre fiduciaire

💡 Lien temporaire sécurisé : générez un lien de téléchargement signé et expirable à transmettre à votre comptable externe. Pas besoin de compte FitTools de son côté.

1. Sélectionnez le rapport → "Partager"
2. Choisissez la durée de validité (24h, 7j, 30j)
3. Copiez le lien généré → envoyez par email à votre fiduciaire

#10. Chat WhatsApp

Accès Chat : Menu → Chat
Accès Campagnes : Menu → Marketing → WhatsApp

📖 Guide complet de configuration : GUIDE_CONFIGURATION_WHATSAPP_2025_CORRIGE.md

#10.1 Configuration Initiale

#Prérequis

#Choix du provider

💡 FitTools détecte automatiquement le provider configuré (/provider/detect). Vous pouvez basculer de l'un à l'autre sans perdre vos templates.

#Étapes de configuration

1. Dans FitTools → Marketing → WhatsApp → onglet Configuration
2. Sélectionnez votre provider : Meta ou Twilio
3. Renseignez vos credentials :
   • Twilio : Account SID + Auth Token + numéro WhatsApp
   • Meta : Business Phone ID + Access Token + numéro WhatsApp
4. Cliquez "Tester la connexion"
5. Si ✅ → Connexion validée !

📖 Configuration complète Twilio et Meta : GUIDE_CONFIGURATION_WHATSAPP_2025_CORRIGE.md

#10.2 Créer des Templates WhatsApp (depuis FitTools)

⚠️ Important : Les templates doivent être approuvés par Meta avant utilisation. Délai : généralement 2-6h en 2025 (24-48h auparavant).

✅ Nouveau : la création de templates peut désormais se faire directement depuis FitTools (plus besoin de passer par la console Twilio/Meta pour les cas standards).

#Accès

Menu → Marketing → WhatsApp → onglet Templates

#Synchronisation depuis votre provider

Si vous avez déjà des templates approuvés chez Twilio ou Meta :

1. Cliquez "Synchroniser depuis Twilio/Meta"
2. Tous vos templates approuvés sont importés automatiquement
3. Ils sont immédiatement utilisables dans vos campagnes

#Création directe depuis FitTools

1. Cliquez "+ Nouveau Template"
2. Renseignez :
   • Nom (friendly_name) : 1-64 caractères, lettres minuscules + underscores (ex: rappel_seance)
   • Catégorie : UTILITY, MARKETING ou AUTHENTICATION
   • Langue : fr, en, de, it, etc.
   • Corps du message avec variables {{1}}, {{2}}, {{first_name}}, etc.
3. Cliquez "Valider" : FitTools vérifie le format avant envoi
4. Cliquez "Prévisualiser" pour voir le rendu final avec vos variables
5. Cliquez "Soumettre pour approbation" → envoyé automatiquement à Meta/Twilio
6. Vous recevez une notification dans FitTools dès l'approbation

#Types de templates

#Variables disponibles

#Exemple de template

Bonjour {{first_name}} ! 👋

Ceci est un rappel pour votre séance de {{service_name}} 
prévue le {{session_date}} à {{session_time}}.

À très bientôt !
{{coach_name}}

#10.3 Créer une Campagne WhatsApp

#Accès

Menu → Marketing → WhatsApp → onglet Campagnes

#Étapes

1. Cliquez "+ Nouvelle campagne"
2. Remplissez :

3. Sélectionnez les destinataires :

   • Tous les clients
   • Une audience (Actifs / VIP / Nouveaux)
   • Sélection manuelle

4. Prévisualisez le message

5. Cliquez "Envoyer" ou "Programmer"

#Statistiques des campagnes

Après envoi, vous verrez :

• ✅ Envoyés : Messages partis
• 📬 Délivrés : Messages reçus
• 👀 Lus : Messages ouverts
• ❌ Échecs : Erreurs d'envoi

#10.4 Utiliser le Chat WhatsApp

#Accès

Menu → Chat

#Interface

L'interface de chat affiche :

• Liste des conversations (gauche) : Tous vos échanges avec clients
• Zone de chat (droite) : Messages de la conversation sélectionnée

#Fonctionnalités

#Envoyer un message

1. Sélectionnez une conversation
2. Tapez votre message
3. Cliquez Envoyer ou appuyez sur Entrée

#10.5 Règle des 24 Heures (Important !)

⚠️ Règle WhatsApp Business API : Vous ne pouvez envoyer des messages libres qu'à un client qui vous a contacté dans les dernières 24 heures.

#Comprendre les fenêtres de conversation

#Exemple pratique

1. Lundi 10h : Un client vous envoie "Bonjour"
2. Lundi 10h → Mardi 10h : Vous pouvez lui répondre librement
3. Après mardi 10h : Vous devez utiliser un template approuvé pour le recontacter

#Bonnes pratiques

• ✅ Répondez rapidement aux messages clients pour garder la fenêtre ouverte
• ✅ Créez des templates pour les cas où la fenêtre est fermée (rappels, confirmations)
• ✅ Utilisez les campagnes pour les communications marketing groupées
• ❌ N'envoyez pas de spam : WhatsApp peut bloquer votre numéro

#Messages de service vs Marketing

*Selon les conditions Twilio/Meta

#10.6 Templates Recommandés

Créez ces templates essentiels pour votre activité :

ATTENTION DANS CETTE PARTIE VOIR LA VIDéO DE FORMATION ET VOUS DEVEZ ÊTRE CONSCIENT QUE NOUS NE SOMMES PAS RESPONSABLE DE LA MAUVAISE CONFIGURATION TWILLIO OU META!

POUR LES ABONNEMENTS EXPERT COACH ET TEAMS, UN CHATBOT EST À DISPOSITION DE VOS CLIENTS POUR LES CHANGEMENTS DE RDV ET/OU L'ENVOI DE FACTURES.

#10.7 Quotas, Usage & Limites

Accès : Marketing → WhatsApp → Usage

Suivez votre consommation WhatsApp en temps réel :

#Alertes automatiques

💡 Une alerte automatique vous prévient quand vous atteignez 80% de votre quota mensuel, pour éviter les coupures.

Une tâche est créée automatiquement dans votre CRM (cf. Section 15) si vous approchez la limite.

#10.8 Consentement RGPD (Opt-in)

Avant d'envoyer des messages WhatsApp à un client, vous devez collecter son consentement explicite (obligation Meta + RGPD).

📖 Procédure complète, options de collecte (formulaire client, espace client, double opt-in, widget intégrable sur votre site) et gestion des opt-outs (STOP) : voir Guide WhatsApp — PARTIE 5.

#11. Marketing Email & Marketing Multi-Canal

Accès : Menu → Marketing

Le module Marketing comporte 7 onglets :

💡 Ciblage : il n'y a pas d'onglet « Segments ». Le ciblage des campagnes se fait via le champ Audience (Tous les clients / Clients actifs / VIP / Nouveaux) directement à la création d'une campagne, en complément des tags clients de votre CRM (cf. 5.1).

#11.1 Configuration Email (Onglet Configuration)

⚠️ Prérequis : Configurez votre méthode d'envoi avant de créer des campagnes.

#Choisir votre méthode

#Option A : Microsoft OAuth2 (⭐ Recommandé)

1. Onglet Configuration → Section Microsoft
2. Cliquez "Connecter Microsoft"
3. Connectez-vous et autorisez les permissions
4. Cliquez "Tester" → Vérifiez la réception

#Option B : Gmail SMTP

Étape 1 : Activer la 2FA Google sur myaccount.google.com

Étape 2 : Créer un mot de passe d'application sur myaccount.google.com/apppasswords

• Application : "Autre" → Nom : FitTools
• Copiez le mot de passe généré (16 caractères)

Étape 3 : Dans FitTools → Configuration :

#Option C : SMTP Personnalisé

#Presets prêts à l'emploi (configuration en 1 clic)

Au lieu de saisir manuellement les paramètres SMTP, sélectionnez un preset :

Pour appliquer un preset : Configuration → "Utiliser un preset" → choisir → renseigner email/clé API → tester.

#Multi-serveurs SMTP

Vous pouvez configurer plusieurs serveurs simultanément (ex: Gmail pour transactionnels + SendGrid pour campagnes) :

1. Configuration → onglet "Mes serveurs SMTP"
2. Cliquez "+ Ajouter un serveur"
3. Choisissez celui par défaut via "Définir par défaut"
4. Lors de l'envoi d'une campagne, vous pouvez choisir explicitement un serveur

#OAuth2 incrémentiel (Gmail / Microsoft)

Plus sécurisé que les mots de passe d'application :

• Pas de stockage de mot de passe
• Autorisation progressive des scopes Gmail/Outlook (envoi seul, puis labels, etc.)
• Connexion via Paramètres → Intégrations → Gmail / Microsoft

#Tests et validations

#Sauvegardes (Backups) de configuration

Avant chaque modification importante, FitTools peut créer un snapshot de votre configuration SMTP :

1. Configuration → "Sauvegardes"
2. Cliquez "Créer une sauvegarde"
3. En cas de problème → "Restaurer cette sauvegarde" en 1 clic

#Logs et erreurs

#Statistiques & Performance

• Taux de délivrabilité par jour/semaine/mois
• Performance du serveur (temps de réponse, taux d'échec)
• Alertes automatiques si la délivrabilité chute en dessous de 90%

#Activation / Désactivation

Vous pouvez désactiver temporairement un serveur sans perdre la configuration (/activate, /deactivate, /toggle) — utile pour basculer entre prod et test.

#11.2 Campagnes Email (Onglet Campagnes)

Créez des newsletters pour communiquer avec vos clients.

#Créer une campagne

1. Cliquez "+ Nouvelle campagne"
2. Remplissez :

3. Prévisualisez votre email
4. Cliquez "Envoyer" ou "Programmer"

#Variables de personnalisation

Utilisez ces variables dans vos emails pour personnaliser automatiquement le contenu :

#Statuts des campagnes

#Statistiques

Après envoi, suivez les performances :

• 📤 Envoyés : Nombre d'emails partis
• 📬 Délivrés : Emails reçus (taux de délivrabilité)
• 👀 Ouverts : Taux d'ouverture
• 🖱️ Cliqués : Clics sur les liens
• 💰 Conversions : Actions réalisées suite à l'email

#11.3 Templates Avancés (Onglet Templates)

Personnalisez les modèles d'emails système.

#Templates disponibles

#Modifier un template

1. Sélectionnez un template dans la liste
2. Modifiez le contenu avec l'éditeur visuel
3. Utilisez les variables : {{first_name}}, {{service_name}}, etc.
4. Cliquez "Sauvegarder"

#11.4 Automatisation (Onglet Automatisation)

Configurez des actions exécutées automatiquement selon des déclencheurs métier. L'onglet comporte deux modes : Recettes 1-clic (le plus simple) et création personnalisée via un assistant en 3 étapes.

#Recettes 1-clic (recommandé pour démarrer)

6 automatisations pré-configurées s'activent d'un simple interrupteur, sans aucun réglage :

💡 Chaque recette activée devient une automatisation normale, visible dans votre liste — vous pouvez la désactiver à tout moment.

#Créer une automatisation personnalisée (assistant 3 étapes)

1. Cliquez "+ Nouvelle automatisation" — un assistant vous guide :

2. Activez l'automatisation

#Déclencheurs disponibles (Triggers)

#Actions automatiques

Actions Email :

Autres actions :

💡 Exemple puissant : déclencheur « Planification récurrente — lundi 9h » + action « Créer une tâche : Préparer les programmes de la semaine » = votre rituel hebdomadaire automatisé.

#Statuts des automatisations

#Exemple : Email de bienvenue automatique

1. Nom : Accueil nouveaux clients
2. Déclencheur : Inscription nouveau client
3. Action : Email de bienvenue
4. Contenu :

   Bonjour {{first_name}} ! 👋
   
   Bienvenue chez {{business_name}} !
   Je suis {{coach_name}}, votre coach personnel.
   
   Réservez votre première séance : {{website_url}}
   

5. Statut : Actif ✅

💡 Une fois activée, chaque nouveau client reçoit automatiquement cet email.

#11.5 Analytics (Onglet Analytics)

Suivez les statistiques de vos campagnes marketing et de votre site.

#Métriques principales

#Périodes d'analyse

#Données en temps réel

• Ouvertures récentes : Emails ouverts dans les dernières minutes
• Clics récents : Liens cliqués récemment
• Conversions récentes : Actions en cours
• Campagnes actives : Campagnes en cours d'envoi

#Graphiques disponibles

• Performance des campagnes : Comparaison entre campagnes
• Répartition géographique : Localisation de vos contacts
• Appareils utilisés : Desktop, mobile, tablette
• Activité horaire : Heures de meilleure réponse

#Intégration Google Analytics 4 (GA4)

📖 Guide complet : GA4-Configuration-Guide.md

Pour connecter GA4 à votre site FitTools :

1. Créez une propriété GA4 sur analytics.google.com
2. Copiez votre ID de mesure (format : G-XXXXXXXXXX)
3. Dans FitTools → Configuration Site → SEO → GA4
4. Collez l'ID dans le champ Google Analytics
5. Publiez votre site

Les données GA4 apparaîtront ensuite dans l'onglet Analytics.

#Tableaux de bord GA4 disponibles dans FitTools

Une fois la connexion Service Account établie (cf. section 8.4) :

#Corrélation Marketing ↔ GA4

Voyez quelles campagnes Marketing FitTools ont généré quelles réservations / paiements réels :

1. Marketing → Analytics → onglet "Corrélation"
2. Affiche pour chaque campagne :
   • Visites attribuées
   • Réservations générées
   • CA correspondant
3. Période 7d / 30d / 90d disponible

#Tracking avancé Email (Pixels & Liens)

Pour chaque campagne email envoyée, FitTools intègre des pixels de tracking et des liens trackés :

#Performance des liens

Marketing → Analytics → "Performance des liens" :

• Top liens cliqués sur toutes les campagnes
• Taux de clic par lien
• Analytics détaillé par lien individuel

#Géolocalisation des ouvertures

• Carte interactive des ouvertures par pays/région
• Données pour optimiser les heures d'envoi selon les fuseaux horaires

#Stats par appareil

#Analyse temporelle & meilleurs moments d'envoi

• Analyse par campagne : à quelle heure les destinataires ont-ils ouvert ?
• "Optimal times" : suggestions IA d'heures et jours optimaux pour votre audience
• Filtrable par audience

#Détection de bots

FitTools détecte automatiquement les fausses ouvertures (bots de prefetch Gmail, scanners de sécurité) :

• Les ouvertures des bots sont filtrées des stats principales
• Vous pouvez les voir séparément dans "Bots détectés"
• Possibilité de marquer manuellement un destinataire comme bot

#Rapports personnalisés

#Configuration du tracking

Marketing → Analytics → Configuration tracking :

#11.6 Meta Leads (Facebook & Instagram Lead Ads)

🆕 Connectez vos campagnes publicitaires Facebook & Instagram à FitTools : chaque lead remplit votre formulaire FB/IG → arrive automatiquement dans votre CRM.

#Prérequis

#Connexion d'une page Facebook

Accès : Menu → Marketing → Meta Leads → "Connecter une page Facebook"

1. Cliquez "Se connecter avec Facebook"
2. Autorisez FitTools à accéder à vos pages et formulaires Lead Ads
3. Sélectionnez la page concernée dans la liste affichée
4. Sélectionnez les formulaires Lead Ads à synchroniser (un ou plusieurs)
5. Configurez :

6. Cliquez "Enregistrer"

💡 Dès qu'un nouveau lead remplit votre formulaire FB/IG, il apparaît automatiquement dans votre CRM Meta Leads (webhook Meta en temps réel).

#Suivi des leads dans le CRM

Accès : Menu → Marketing → Meta Leads → Liste des Leads

Chaque lead affiche :

#Workflow commercial — Statuts

#Statistiques

L'onglet "Stats" affiche :

• Nombre de leads par période (jour / semaine / mois)
• Taux de conversion (leads → clients)
• Performance par formulaire
• Performance par page Facebook
• Coût par lead (si Facebook Ads connecté)

#Filtres et recherche

• Filtre par statut
• Filtre par date de réception
• Filtre par page ou formulaire
• Recherche par nom / email / téléphone

#Notifications email des nouveaux leads

Pour ne rater aucun lead, activez les notifications email dans Meta Leads :

💡 Les deux options sont indépendantes et activables/désactivables à tout moment.

#Déconnexion

Pour révoquer l'accès Facebook : Meta Leads → "Déconnecter Meta".

✅ Les leads déjà reçus restent dans votre CRM. Seule la synchronisation future est arrêtée.

#11.7 Dépannage Email

#12. Équipe Teams (Plan Teams uniquement)

🆕 Nouveauté : Le plan Teams permet aux structures (salles de sport, studios, cabinets) de gérer plusieurs coachs sous une même enseigne.

Prix : 129 CHF/mois
Capacité : Jusqu'à 25 coachs par équipe

#12.1 Présentation du Plan Teams

Le plan Teams est conçu pour les administrateurs d'équipe qui souhaitent :

#12.2 Rejoindre une Équipe (pour les coachs)

Si vous êtes un coach invité à rejoindre une équipe existante, voici comment procéder :

#Via Magic Link (lien d'invitation)

1. Vous recevez un lien d'invitation par email de votre administrateur
2. Cliquez sur le lien
3. Si vous avez déjà un compte FitTools : Connectez-vous
4. Si vous n'avez pas de compte : Créez votre compte gratuitement
5. Acceptez l'invitation pour rejoindre l'équipe
6. Vous êtes maintenant membre de l'équipe ! ✅

#Via QR Code

1. Votre administrateur vous montre un QR code
2. Scannez-le avec votre téléphone
3. Suivez les mêmes étapes que pour le Magic Link

💡 Note : Une fois membre d'une équipe, vous n'avez pas besoin de payer d'abonnement individuel. L'abonnement Teams couvre tous les membres.

#12.3 Accès des Coachs d'Équipe

En tant que coach membre d'une équipe Teams, vous avez accès à :

#✅ Accès complet

#❌ Accès restreints

💡 Important : Vos données (clients, programmes, comptabilité) sont privées et visibles uniquement par vous et l'administrateur de l'équipe.

#12.4 Fonctionnalités Exclusives Teams

#Templates Teams

Le plan Teams donne accès à 3 templates exclusifs avec un design professionnel adapté aux structures multi-coachs :

#Section "Nos Coachs"

Les templates Teams incluent une section dédiée pour présenter tous les coachs de l'équipe :

Cette section est configurée par l'administrateur dans Web → Configuration → Contenu → Nos Coachs.

#12.5 Multi-Coach pour les Clients

Une fonctionnalité importante du système Teams : un client peut avoir plusieurs coachs.

#Comment ça fonctionne ?

#Isolation des données

💡 Exemple : Si un client remplit un questionnaire nutrition avec Sophie, Jean (coach sport) ne verra pas ce questionnaire dans son dashboard.

#12.6 Pour les Administrateurs Teams

Si vous êtes administrateur d'une équipe Teams, voici vos fonctionnalités :

#Inviter des coachs

Accès : Dashboard → Section "Mon Équipe"

#Voir le dashboard d'un coach (View as Coach)

Cette fonctionnalité vous permet de voir les données d'un coach de votre équipe :

1. Dans le menu, sélectionnez un coach dans la liste déroulante
2. Une bannière s'affiche pour indiquer que vous visualisez les données de ce coach
3. Naviguez comme si vous étiez ce coach (Dashboard, CRM, Planning, Comptabilité, Produits)
4. Cliquez sur "Revenir à mon compte" pour quitter ce mode

⚠️ Important : Cette fonctionnalité est destinée au support et à la supervision. Les données visualisées appartiennent au coach.

#Configuration du site Teams (vue rapide)

En tant qu'administrateur, vous gérez :

📖 Détails complets en Section 12.7 — Configuration du Site Teams.

#12.7 Configuration du Site Teams (détaillée)

#Section "Nos Coachs"

Le site public Teams dispose d'une section dédiée présentant tous les coachs de l'équipe. Chaque coach a sa page dédiée alimentant la liste :

Configuration : Web → Configuration → Contenu → "Nos Coachs"

#Templates Teams exclusifs

Le plan Teams donne accès à 3 templates exclusifs (cf. 12.4) avec design adapté multi-coachs :

• Void Elite Teams (dark + accents verts)
• Ethereal Flow Teams (dégradés violet/cyan)
• Gold Minimal Teams (or + noir)

#Sous-domaine Teams

Format : votreequipe.fittools.app (avec section "Nos Coachs" intégrée par défaut).

#Domaine personnalisé Teams

Même mécanisme que le coach individuel (cf. section 8.5) :

1. Acheter un domaine
2. Activer dans Configuration → Domaine Teams
3. Configurer les DNS chez votre registrar
4. Vérifier le domaine
5. Générer le certificat SSL Let's Encrypt (renouvellement auto)

#Médias partagés Teams

Le logo de l'équipe + photos collectives sont gérés au niveau Teams (un seul upload pour toute l'équipe, accessible à tous les coachs membres).

Accès : Web → Configuration → Médias Teams

#12.8 Côté Coach Membre (Actions disponibles)

Si vous êtes membre d'une équipe Teams (et non admin), voici les actions à votre disposition :

⚠️ Quitter une équipe vous fait perdre l'accès aux fonctionnalités Teams. Vous devrez ensuite souscrire un abonnement individuel pour continuer à utiliser FitTools.

#12.9 FAQ Teams

#Un coach peut-il être dans plusieurs équipes ?

Non, un coach ne peut appartenir qu'à une seule équipe à la fois.

#Que se passe-t-il si je quitte une équipe ?

Vos données (clients, programmes, comptabilité) restent dans FitTools, mais vous devrez souscrire un abonnement individuel pour continuer à utiliser la plateforme.

#L'administrateur peut-il modifier mes données ?

L'administrateur peut voir vos données via "View as Coach", mais les modifications sont enregistrées sous votre compte. Il ne peut pas supprimer vos clients ou données sans votre accord.

#Comment passer d'un plan individuel à Teams ?

Contactez le support FitTools (support@fittools.app) pour migrer votre compte vers une équipe existante ou créer votre propre équipe Teams.

#13. App Mobile SwissAI (Coach)

📱 Réservé aux abonnements Expert Coach & Teams.

L'application mobile SwissAI vous permet de piloter votre activité depuis votre smartphone : agenda, clients, todos, paiements, comptabilité, et assistant IA vocal.

#13.1 Présentation

#13.2 Tools compatibles (multi-outils)

Un seul login coach donne accès à tous les outils de l'écosystème :

fittools · yogatools · pilatetools · learningtools · physiotools · osteotools · nutritools

Lors de la connexion, vous choisissez le tool depuis lequel vous souhaitez piloter.

#13.3 Vérifier mon éligibilité

Accès : Menu → Paramètres → Intégrations → section « SwissAI — Application Coach » (en bas de page)

Un statut s'affiche :

#13.4 Connexion à l'app — Méthode 1 : QR Code (recommandé)

1. Sur ordinateur : Paramètres → Intégrations → SwissAI → "Afficher le QR Code"
2. Choisissez le tool (ex: fittools)
3. Sur votre téléphone, ouvrez l'app SwissAI → "Scanner pour se connecter"
4. Scannez le QR Code → connexion immédiate ✅

⏱️ Le QR Code est valable 7 jours. Régénérez-en un si besoin.

#13.5 Connexion à l'app — Méthode 2 : Magic Link

1. Paramètres → Intégrations → SwissAI → "Recevoir un magic link par email"
2. Choisissez le tool
3. Ouvrez l'email reçu sur votre téléphone
4. Cliquez le lien → l'app SwissAI s'ouvre déjà connectée ✅

💡 Le magic link est valable 7 jours. Si vous ne le recevez pas, vérifiez vos spams ou régénérez.

#13.6 Sécurité & Déconnexion

• Sessions actives visibles dans Paramètres → Sécurité → Sessions
• Déconnexion à distance possible depuis le navigateur
• Le token mobile expire automatiquement après une période d'inactivité

#14. App Mobile Cliente (pour vos clients)

📱 Une application mobile dédiée à vos clients est mise à leur disposition gratuitement (en complément de l'Espace Client web).

#14.1 Présentation

L'app mobile cliente permet à vos clients de :

#14.2 Comment vos clients se connectent

Vos clients utilisent les mêmes identifiants que leur Espace Client web (créés automatiquement lors de leur première facturation/inscription).

Marche à suivre pour le client :

1. Télécharger l'app sur App Store / Google Play
2. Saisir email + mot de passe Espace Client
3. C'est connecté ✅

#14.3 Suivi des Sessions d'Entraînement (Workout Sessions)

Quand un client enregistre une séance via l'app mobile, les données remontent dans votre CRM :

Accès coach : CRM → fiche client (onglets : Informations / Réservations / Transactions / Notes) — les données de séances sont visibles depuis le suivi du programme assigné

Pour chaque session, vous voyez :

#Cas d'usage

1. Vous assignez un programme "Force 12 semaines" à votre client
2. Le client démarre sa séance dans l'app → exercices guidés
3. Il logge ses performances réelles
4. Vous voyez sa progression en temps réel et ajustez les charges la semaine suivante
5. Une tâche automatique peut être créée pour vous (ex: "Revoir programme client X — séance ratée") — cf. Section 15

#14.4 Communiquer l'app à vos clients

Quand un nouveau client est créé dans votre CRM :

• Email d'invitation automatique envoyé avec lien stores
• Vous pouvez aussi ajouter le lien dans Marketing → Templates → Email de bienvenue
• Mention dans votre signature email
• QR code à afficher en salle pour téléchargement rapide

#14.5 Ce que voit le client vs le coach

#15. Tâches CRM (Todos)

Accès : Menu → CRM → Tâches (badge avec compteur des tâches en attente)

#15.1 Présentation

Le module Tâches centralise toutes vos actions à mener (relances, suivis, rappels admin) avec création manuelle ou automatique.

Cas d'usage typiques : tâches de relance, rappels admin, suivis post-séance, leads à recontacter.

#15.2 Création automatique de tâches

FitTools crée automatiquement des tâches dans plusieurs cas :

💡 Les tâches automatiques sont identifiées dans la liste par un badge de source : « agent » (assistant SwissAI) ou « Meta Lead ».

#15.3 Création manuelle d'une tâche

1. Tâches → "+ Nouvelle Tâche"
2. Renseignez :

3. Cliquez "Enregistrer"

#15.4 Statuts d'une tâche

#15.5 Filtres et tris

Filtres disponibles :

• Statut (En attente / En cours / Terminée / Annulée)
• Priorité (Basse / Normale / Haute / Urgente)
• Client
• Date d'échéance
• Source (manuelle / auto)

Tris disponibles :

• Échéance (la plus proche d'abord)
• Date de création
• Priorité (urgente d'abord)
• Statut
• Nom de client

#15.6 Bonnes pratiques

#16. Confidentialité & RGPD (nLPD)

FitTools est conforme au RGPD (UE) et à la nLPD (Suisse). En tant que coach, vous êtes responsable du traitement des données de vos clients — FitTools agit comme sous-traitant. Voici ce que la plateforme gère pour vous et ce que vous devez savoir.

#16.1 Désinscription des emails marketing (unsubscribe)

Chaque email marketing envoyé via FitTools (campagnes, automatisations) contient automatiquement un lien de désinscription en pied de page — c'est une obligation légale, vous n'avez rien à configurer.

⚠️ Ne contournez jamais une désinscription (ex: en recréant le contact) : c'est illégal et cela nuit à votre délivrabilité.

#16.2 Pages légales de la plateforme

Ces pages publiques sont disponibles en 7 langues et accessibles depuis le pied de page :

💡 Le DPA vous concerne directement : c'est le document qui encadre juridiquement le traitement des données de VOS clients par FitTools. Conservez-en une copie pour vos propres obligations de conformité.

#16.3 Consentements et CGU

• À votre inscription coach, vous acceptez les CGU versionnées (la version acceptée est horodatée et conservée)
• Vos clients acceptent les conditions à leur inscription via votre tunnel de vente / espace client
• Une bannière cookies s'affiche sur votre site public pour le consentement des visiteurs
• Le consentement WhatsApp (opt-in) est géré séparément (cf. section 10.8)

#16.4 Droits de vos clients et suppression de données

📧 Pour toute demande relative aux données personnelles : privacy@manytools.app

#✅ Checklist de Configuration

Cochez chaque étape une fois terminée :

#Configuration de base

• Sécurité : Mot de passe défini + 2FA activé
• Profil : Toutes les infos renseignées
• Paramètres : Langue, timezone, devise configurés
• Intégrations : Google/Microsoft connectés (optionnel)

#Planning

• Calendrier : Horaires de travail définis
• Calendrier : Services créés
• Calendrier : Google Calendar connecté (optionnel)

#Clients & Produits

• Clients : Au moins 1 client test créé
• Produits : Au moins 1 offre publiée
• Suivi Blessures : Module consulté (Super Coach et +, optionnel, cf. 6.7)

#Paiements

• Paiement : Stripe connecté et testé
• Webhook : Configuré avec tous les événements (obligatoire si abonnements)
• Abonnements : Produit Stripe créé et lié à un service (optionnel)
• Paiements échelonnés : Configuré sur au moins un produit (optionnel)

#Site Web

• Site : Template, couleurs, contenu configurés
• Site : Sous-domaine choisi (ou domaine personnalisé + SSL)
• Site : SEO + Open Graph + GA4 configurés
• Site : Site publié

#Communication

• WhatsApp : Twilio ou Meta direct configuré (optionnel)
• WhatsApp : Templates synchronisés ou créés
• WhatsApp : Consentement RGPD activé
• Email : Gmail/Microsoft/SMTP connecté et testé

#Marketing

• Tags clients : Clients tagués (VIP, Nouveau, etc.) pour le ciblage Audience (cf. 5.1 et 11.2)
• Automatisation : Au moins une Recette 1-clic activée (cf. 11.4)
• Meta Leads : Page Facebook connectée si Lead Ads + notifications email activées (optionnel)
• Tracking emails : Activé pour vos campagnes

#Comptabilité

• Comptabilité : Module consulté et première note de frais test créée
• OCR : Premier reçu scanné (optionnel)

#Apps Mobiles

• App SwissAI (Coach) : Connectée via QR Code ou Magic Link (Expert Coach/Teams)
• App Cliente : Lien stores communiqué à au moins un client

#Tâches CRM

• Tâches : Module consulté, au moins une tâche manuelle créée

#RGPD

• Pages légales : Consultées (/privacy, /dpa) — copie du DPA conservée (cf. 16)

#Teams (Plan Teams uniquement)

• Équipe : Invitations envoyées aux coachs
• Site Teams : Section "Nos Coachs" configurée
• Template : Template Teams sélectionné
• Stripe Products : Liaisons abonnements configurées (optionnel)

#🆘 Support

Email : support@fittools.app

Questions fréquentes :

• Mon paiement Stripe ne fonctionne pas → Vérifiez que votre compte Stripe est vérifié
• Mes emails arrivent en spam → Utilisez un email professionnel avec votre domaine
• Mon calendrier ne se synchronise pas → Reconnectez Google Calendar

#Annexe A : Intégrations

Accès : Menu → Paramètres → Intégrations

Gérez vos connexions avec les services externes.

#A.1 Google

Connectez votre compte Google pour :

• Synchronisation du calendrier
• Connexion OAuth

1. Cliquez "Connecter Google"
2. Sélectionnez votre compte Google
3. Autorisez les permissions demandées
4. La connexion est active

#A.2 Microsoft

Connectez votre compte Microsoft pour :

• Envoi d'emails (OAuth2)
• Connexion OAuth

1. Cliquez "Connecter Microsoft"
2. Connectez-vous à votre compte Microsoft
3. Autorisez les permissions demandées
4. La connexion est active

#A.3 App Mobile SwissAI (Expert Coach & Teams)

Pilotez votre activité depuis votre smartphone avec l'app SwissAI.

📱 Voir la Section 13 — App Mobile SwissAI pour la configuration complète.

#Annexe B : Prérequis Légaux par Pays

⚠️ Important : Ces informations sont fournies à titre indicatif. Consultez toujours un professionnel pour votre situation spécifique.

#B.1 Suisse

#Statut juridique

• Raison individuelle : Inscription au Registre du Commerce si CA > 100'000 CHF/an
• Sàrl / SA : Inscription obligatoire au Registre du Commerce

#TVA

• Assujettissement obligatoire si CA > 100'000 CHF/an
• Taux normal : 8.1%
• Inscription : estv.admin.ch

#Ressources officielles

• admin.ch - Créer une entreprise
• Registre du Commerce

#B.2 France

#Statut juridique

• Auto-entrepreneur (Micro-entreprise) : Le plus simple pour démarrer
• EURL / SASU : Pour une activité plus importante

#Démarches obligatoires

1. Déclaration d'activité sur autoentrepreneur.urssaf.fr
2. Obtention d'un numéro SIRET
3. Inscription au Répertoire des Métiers si activité artisanale

#TVA

• Franchise en base si CA < 36'800 €/an (services)
• Taux normal : 20%

#Ressources officielles

• service-public.fr - Créer son entreprise
• URSSAF Auto-entrepreneur

#B.3 Belgique

#Statut juridique

• Indépendant personne physique : Le plus courant pour démarrer
• SRL (Société à Responsabilité Limitée) : Pour limiter la responsabilité

#Démarches obligatoires

1. Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)
2. Obtention d'un numéro d'entreprise
3. Affiliation à une caisse d'assurances sociales
4. Inscription à une mutualité

#TVA

• Assujettissement obligatoire si CA > 25'000 €/an
• Taux normal : 21%
• Inscription via finances.belgium.be

#Ressources officielles

• 1819.brussels - Créer son entreprise
• BCE - Banque-Carrefour des Entreprises

https://www.youtube.com/watch?v=UVez2UyjpFk https://www.youtube.com/watch?v=Ou0Tgwxj6z0

Document mis à jour le 26 août 2026 — v3 (errata intégré : plans/prix réels, onglets Paiement & Marketing conformes à l'app ; ajouts : Automatisation V2 avec Recettes 1-clic et actions Tâche/SwissAI, Nutrition Mode Recette, Programmes supersets/tempo/secondes, Suivi Blessures, notifications Meta Leads, section RGPD/nLPD ; retraits : onglet Segments inexistant, Giropay déprécié par Stripe)